Harmonogram IT nowej przychodni w pięciu etapach

IT w nowej przychodni lub pracowni planuj razem z projektem budynku. Po odbiorze kluczy jest na to za późno. Okablowanie, miejsce na szafę serwerową, zasilanie i klimatyzacja wchodzą do projektu budowlanego. Dodane później kosztują więcej i wymagają kucia ścian.

W praktyce sprawdza się taka kolejność:

1. Projekt: okablowanie, serwerownia, zasilanie.
2. Decyzje systemowe: system medyczny, chmura czy serwer, łącze internetowe.
3. Zamówienia.
4. Instalacja i konfiguracja.
5. Testy i szkolenia przed pierwszym pacjentem.

Poniżej opisujemy każdy etap: co trzeba zrobić i czym grozi jego pominięcie.

Kiedy włączyć IT w budowę przychodni?

Najlepiej na etapie projektu budowlanego, gdy architekt rysuje rozmieszczenie gabinetów. Wtedy bez dodatkowych kosztów możesz:

• zaplanować punkty sieciowe w każdym gabinecie, rejestracji, pracowni i przy aparaturze,
• wyznaczyć pomieszczenie lub miejsce na szafę serwerową z wentylacją lub klimatyzacją,
• przewidzieć osobny obwód zasilania i miejsce na zasilacz awaryjny (UPS),
• dobrać miejsca na punkty dostępowe Wi-Fi tak, żeby sygnał był tam, gdzie pracuje personel,
• uwzględnić wymagania pomieszczeń specjalnych.

Przykład pomieszczenia specjalnego to pomieszczenie opisowe w pracowni radiologicznej. Musi mieć ściany wykończone ciemną, niepołyskliwą powierzchnią i słabe oświetlenie monitorów. Wymagania te wynikają z rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie warunków bezpiecznego stosowania promieniowania jonizującego.

Jeśli IT wchodzi dopiero po wykończeniu wnętrz, zwykle kończy się na kanałach natynkowych i przełącznikach schowanych w szafie na dokumenty. Przy aparaturze zostaje wtedy Wi-Fi zamiast kabla.

Etapy prac IT od projektu do otwarcia

Etap	Co zrobić po stronie IT	Ryzyko, jeśli pominiesz
1. Projekt budynku	punkty sieciowe, szafa rack, zasilanie, klimatyzacja, trasy kablowe, rozmieszczenie Wi-Fi	przeróbki po wykończeniu, brak miejsca na sprzęt
2. Decyzje systemowe	wybór systemu medycznego (HIS), chmura czy serwer, systemy dodatkowe (PACS, RIS, laboratorium, rejestracja online), łącze internetowe	zamówienia „na ostatnią chwilę”, system dobrany do sprzętu zamiast odwrotnie
3. Zamówienia	łącze główne i zapasowe, sprzęt (serwer, stanowiska, drukarki, sieć aktywna, UPS), licencje, umowa wdrożeniowa	opóźnione otwarcie przez brak łącza lub sprzętu
4. Instalacja i konfiguracja	okablowanie i pomiary, sieć z podziałem na strefy, serwer i kopie zapasowe, system medyczny, integracje, stanowiska	system uruchamiany w dniu otwarcia, bez testów
5. Przed pierwszym pacjentem	testy całych ścieżek pacjenta, szkolenia, procedura awaryjna, kontakt do wsparcia	rejestracja i lekarze uczą się na pacjentach

Etap 1: projekt budynku

Do projektu wnosimy liczbę i rozmieszczenie punktów sieciowych, miejsce na szafę rack, zasilanie i chłodzenie. Jak dzielimy sieć przychodni na strefy (personel, aparatura, goście), opisaliśmy we wpisie Segmentacja sieci w przychodni. Jeśli w budynku ma działać pracownia RTG, TK lub MR, do projektu trzeba dodać stacje opisowe, połączenie aparatów z systemem PACS (archiwum obrazów medycznych) i miejsce na archiwum badań.

Etap 2: decyzje o systemach

Wybór systemu medycznego wpływa na wszystko, co kupujesz dalej. System na własnym serwerze oznacza, że w budżecie są serwer, kopie zapasowe i zasilanie awaryjne. System w chmurze stawia większe wymagania łączu i wymaga drugiego łącza jako zapasu. Czym różnią się te warianty, piszemy we wpisie o systemie HIS.

Na tym etapie zamawia się też łącze internetowe. W nowym budynku operator może potrzebować więcej czasu na doprowadzenie światłowodu. Zapytaj o termin, gdy tylko znasz adres.

Etap 3: zamówienia

Sprzęt i licencje zamawiamy, gdy znana jest liczba stanowisk i data otwarcia. Sprzęt zamówiony za wcześnie leży w magazynie, a gwarancja biegnie. Gdy zamówisz za późno, czekasz na dostawę. Jeśli korzystasz z dofinansowania, harmonogram zamówień wynika też z zasad projektu. Opisaliśmy to we wpisie o finansowaniu informatyzacji w ochronie zdrowia.

Etap 4: instalacja i konfiguracja

Po wykończeniu wnętrz montujemy sieć aktywną, serwer, stanowiska i drukarki. Konfigurujemy kopie zapasowe i system medyczny. Na tym etapie potrzebny jest też dostęp do platformy P1, która obsługuje e-recepty, e-skierowania i elektroniczną dokumentację medyczną.

Wniosek o dostęp i certyfikaty składa się przez Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (instrukcja RPWDL 2.0 dla podmiotów leczniczych). Wpis podmiotu leczniczego do rejestru musi więc być gotowy wcześniej. Co jeszcze jest potrzebne po stronie IT do pracy z P1, opisaliśmy we wpisie EDM i P1 w praktyce.

Etap 5: przed pierwszym pacjentem

Przed otwarciem przechodzimy z personelem całe ścieżki: rejestrację pacjenta, wizytę, e-receptę, e-skierowanie, wydruk, płatność, zapis dokumentacji. Sprawdzamy, czy działa kopia zapasowa i czy da się z niej odtworzyć dane. Ustalamy, co rejestracja robi, gdy system nie działa, i pod jaki numer dzwoni.

Co zamówić najpierw?

Jeśli musisz zacząć od jednej rzeczy, trzymaj się tej kolejności:

1. Projekt okablowania i miejsce na szafę serwerową, bo zależą od nich prace budowlane.
2. Łącze internetowe, bo jego doprowadzenie zależy od operatora.
3. Decyzja o systemie medycznym, bo od niej zależą serwer, licencje i szkolenia.
4. Sprzęt i licencje, gdy znasz liczbę stanowisk i datę otwarcia.

Co robimy przy budowie centrów medycznych

W ofercie Conetso Healthcare mamy doradztwo przy budowie i rozbudowie szpitali oraz przychodni oraz dobór rozwiązań informatycznych. W projektach dla centrów medycznych dostarczaliśmy i wdrażaliśmy m.in.:

• system Asseco mMedica razem z serwerem i macierzą dyskową,
• system PACS z infrastrukturą,
• rozbudowę sieci z okablowaniem gabinetu opisowego.

Takie projekty łączą sprzęt, licencje i usługę, dlatego wyceniamy je indywidualnie. Konsultacje przy budowie rozliczamy według czasu pracy i udziału w spotkaniach na miejscu.

Najwięcej możemy pomóc, gdy siedzimy przy stole razem z architektem i wykonawcą. Wtedy uwagi IT trafiają do projektu budowlanego, zanim powstanie lista poprawek po odbiorze.

Lista kontrolna IT przed otwarciem

• Okablowanie wykonane i zmierzone, punkty opisane.
• Szafa rack z zasilaniem awaryjnym i chłodzeniem.
• Łącze główne działa; jest decyzja o łączu zapasowym.
• Sieć podzielona na strefy, Wi-Fi dla gości oddzielone od sieci personelu.
• System medyczny skonfigurowany: użytkownicy, uprawnienia, grafiki, cenniki, wzory dokumentów.
• Dostęp do P1 i certyfikaty zainstalowane.
• Kopia zapasowa działa i została sprawdzona odtworzeniem.
• Personel przeszkolony na swoich ścieżkach pracy.
• Procedura na wypadek awarii i kontakt do wsparcia wywieszone w rejestracji.

Jeśli budujesz lub rozbudowujesz szpital albo przychodnię, zobacz, jak doradzamy przy budowie podmiotów medycznych, albo skontaktuj się z nami. Najlepiej zrób to jeszcze na etapie projektu.